Warum ist eine Nachkalkulation wichtig?

Ich möchte Dir kurz und knapp aufzeigen warum für mich ist eine funktionierende und gelebte Nachkalkulation im Zentrum der Begriffe Wissen, Ertrag, Effizienz und Rentabilität bei Produktionsbetrieben der Metallverarbeitung steht. Zu meiner Überzeugung tragen meine Erfahrungen aus den Projekten meiner Kunden bei, die dieses Instrument schon mehrere Jahre erfolgreich nutzen.

Die Theorie

Das Ziel der Nachkalkulation ist es, die tatsächlichen Kosten von Materialeinsatz und Produktionszeiten des Produktes am Ende der Fertigstellung mit der Kalkulation zu vergleichen. Bei dem Vergleich der Vorkalkulation mit den tatsächlichen Zahlen erlangt Dein Unternehmen viel Wissen, wenn die vorliegenden Werte richtig interpretiert werden.

In Betrieben der Metallverarbeitung mit Lohnfertigung werden bekanntlich verschiedene Produkte unterschiedlicher Kunden produziert. Ganz häufig haben die Artikel den gleichen Charakter und beinhalten gleiche Fertigungsprozesse.

Fließt das Wissen der Nachkalkulationen stetig in die Berechnung neuer Angebote und Aufträge mit ein, werden Fehler vermieden und die Kalkulation der zeitlichen Aufwände unterliegen einem ständigen Verbesserungsprozess. Dabei handelt es sich nicht nur darum das Kalkulationen zu niedrig sind und Du nach Fertigstellung des Produktes nicht ausreichend Ertrag erwirtschaftest, sondern es kann auch der umgekehrte Fall eintreten das die Kalkulation der Fertigungszeiten als zu hoch angenommen werden und dadurch die nicht marktgerechten Preise zu keiner Bestellung Deines Kunden führen.

Mit der Nachkalkulation hast Du auch den Anteil der Materialkosten Deines Produktes im Blick. Schwankungen im Einkauf nehmen direkten Einfluss und zeigen Dir die Auswirkung genau auf diesen Anteil des Produktionsartikels an.

Aufdecken von Schwachstellen in der Produktion

Ein weiterer Mehrwert der Nachkalkulation ist, dass Du in Deinem Unternehmen hierüber mögliche Schwachstellen in der Produktion aufdeckst. Bei eindeutiger Vorkalkulation und zu hohem Aufwand in den Fertigungszeiten kann durch Deine Hinterfragung ein möglicher Missstand transparent werden. So kannst Du z.B. umständliche Prozesse, fehlende Ausstattung oder Werkzeuge, fehlende Anleitungen oder Schulungen Deiner Mitarbeiter erkennen. Linderst Du dann die aufgedeckten Umstände, führt das zu dauerhafter Steigerung der Effizienz in Deiner Firma.

Zur Kalkulation und zum Vertrieb Deiner Produkte gehört die Betrachtung und Auswertung der Nachkalkulation zwingend hinzu, weil Dein Unternehmen nur so dauerhaft rentabel arbeiten kann. Mit dem Wissen und den Informationen aus der Nachkalkulation musst Du flexibel regieren und nötige Anpassungen bei Dir in der Firma vornehmen.

Die Umsetzung der Nachkalkulation in Deinem Betrieb

Die Einführung und das „wirkliche leben“ einer Nachkalkulation bringt für klein- und mittelständische Unternehmen viele Mehrwerte. Leider scheuen dennoch viele Firmen eine Einführung. Oftmals sind die Unternehmer zu stark in ihrem Tagesgeschäft eingebunden. Sie konzentrieren sich nicht ausreichend auf eine Umsetzung. Dann verläuft das Projekt nur mit viel Frust oder es stirbt im Alltag ab.

Ist das bei Dir auch der Fall?

Deshalb ist für die richtige, konsequente Einführung zu einer Nachkalkulation und einer Prozessberatung die Beauftragung von externen Unternehmensberater ratsam!

Als Unternehmensberater habe ich die Erfahrung aus vielen Projekten dieser Art, die ich individuell für Dein Unternehmen anwende. Mit der klaren Aufgabenstellung und fokussiert auf das Ergebnis kann ich mich effektiver darum kümmern eine Nachkalkulation und die damit verbundenen Prozesse und Arbeitsmethoden bei Dir im Unternehmen umzusetzen. Ich motiviere die erforderlichen Mitarbeiter und ich kenne gute Argumente für Deine Belegschaft in der Produktion, um deren Vorbehalte gegenüber einer Auftrags-Zeiterfassung zu zerstreuen. Weiterhin achte ich darauf das die erforderlichen Aufgaben täglich erledigt werden, bis diese zur Routine geworden sind.

Und ganz wichtig, ich helfe Dir die erfassten Zahlen richtig zu interpretieren. Dazu gebe ich Dir Impulse wie Du dieses Wissen noch breiter einsetzen kannst. Es kann Dir zusätzlich zur Unterstützung bei der Kalkulation, auch für neue Vertriebsaktivitäten oder bei Deinen Investitionsplanungen helfen.

Aus der Praxis

Meine Kunden aus den metallverarbeitenden Betrieben, setzen diese ganz einfach und mit wenig Aufwand um. Sie erstellen eine Vorkalkulation der Produkte und Teile in dem Gedanken „wie-würde-ich-das-bauen“. Diese Kalkulation beinhaltet Material, Kaufteile, Fremdfertigung und die erforderlichen Arbeitsschritte mit geschätztem Aufwand. Diese Kalkulation nutzen sie dann natürlich für das Angebot. Außerdem ist diese Aufstellung die Grundlage für die Erfassung der Nachkalkulation.
Bei einem Fertigungsauftrag steht diese Abfolge der Produktion für die Mengenerfassung und die Zeiterfassung zur Verfügung. Die dort erfassten Daten werden dann für die Nachkalkulation genutzt und der Kalkulation gegenübergestellt.

Erfassung von Auftragszeiten sind mittlerweile direkt in der Produktion möglich.
Im Idealfall liegen die erfassten Zeiten der Nachkalkulation in digitaler form vor
Anbindung von Maschinen in der Blechverarbeitung

Moderne Maschinen, wie z.B. in der Blechverarbeitung bei Laserschneidanlagen und Abkantbänken, haben bereits oftmals Schnittstellen und können die Zeiten der bearbeiteten Teile direkt und digital in die Softwarelösung für die Nachkalkulation zurückmelden.

Der Anwender hat jetzt den transparenten Vergleich. Er sieht auf einem Blick, an welchen Stellen Abweichungen zwischen den SOLL- und IST-Werten entstanden sind.
Damit meine Kunden nicht jeden Fertigungsauftrag einzeln anschauen müssen helfen automatische Auswertungen. Diese zeigen die Belege an, bei denen der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation außerhalb einer festgelegten Toleranz liegen.
Eine gezielte Suche nach den Ursachen für die Abweichung ist jetzt möglich!
Nachkalkulationen die abweichen, werden genutzt, um die Artikel-Preise im Sinne des Unternehmens anzupassen. Bei der Erstellung neuer Kunden-Angebote profitieren meine Kunden ebenfalls. Sie schauen in die Nachkalkulation von ähnlichen Artikeln und Projekten und verwenden die Nachkalkulation als Anhaltspunkt.

Wann gibst Du in Deinem Unternehmen den Startschuss für mehr Wissen, Ertrag, Effizienz und Rentabilität?