Kalkulation oder Schätzung?

Am Anfang eines Auftrags steht Dein Angebot mit einer Kalkulation! Dazu benötigst Du richtige Grundlagen, wie z.B. den Stundensatz und die Bearbeitungszeiten Deiner Arbeitsgänge.

Wie wird in vielen Fällen in der Metallverarbeitung kalkuliert?

In der Regel bekomme ich, bei meiner Beratung, der metallverarbeitenden Betriebe, recht zeitnah die Kalkulation vorgestellt. Somit bin ich bei der Preisbestimmung eines Bauteils oder einer Baugruppe mit dabei. Ich sehe den Chefs oder den erfahrenen Mitarbeitern bei der Kalkulation über die Schulter. Dabei fällt mir häufig auf, dass viele bei der Kalkulation, zu unangebrachten Maßnahmen greifen, wenn ihnen der Endpreis nicht passend erscheint:

• Es werden zeitliche Auf- und Abschlägen bei den kalkulierten Zeiten vorgenommen.
• Die Rüstzeiten werden erhöht oder gestrichen.
• Es wird mit beaufschlagten Stundensätze gerechnet. Für bestimmte Kunden oder Auftragsgrößen gibt es darauf Rabatte.

Am Ende bekomme ich zu hören: So passt der Preis!

In solchen Fällen ist im Grunde genommen eine Kalkulation natürlich unsinnig. Der Preis kann auch direkt, ohne diesen Umweg, aus dem „Bauch“ geschätzt werden. Besser ausgedrückt basiert diese Art der Kalkulation auf Erfahrung. Dabei spielt das umfangreiche Wissen, um die Produktion des Artikels und die Schmerzgrenze des Kunden eine Rolle.

Wenn ich dann Fragen zu dem Kalkulationsergebnis stelle, wie z.B.

• Wie verhält sich der Preis und die Kalkulation bei Staffelpreisen?
• Was verdienen wir jetzt tatsächlich an dem Bauteil, wenn alles aufgeht?
• Wie hoch sind die Selbstkosten bei den Stundensätzen, die wir rabattiert haben?
• Wie verhält sich der Ertrag, wenn der Kunde weniger Positionen bestellt?

bekomme ich keine plausiblen Antworten.

Deshalb bin ich umso erstaunter, das Unternehmen, die so kalkulieren, oftmals so erfolgreich sind.

Wie verbesserst Du die Kalkulation für mehr Nachhaltigkeit?

Die richtige Kalkulation der Bauteile darfst Du nicht unterschätzen. Immerhin hängt von dem richtigen Preis am Ende die Rentabilität Deines Unternehmens ab. Außerdem erwartet Dein Kunde womöglich für längere Zeit stabile Preise. Es liegt also in Deinem Interesse, das der Preis auf stabilen Kalkulationsgrundlagen basiert.

Wichtig ist dabei, aus meiner Sicht, dass Du mit Deinen Selbstkosten und den wirklich zu erwartenden Rüstzeiten und Bearbeitungszeiten rechnest.

Am Ende addierst Du Deine Aufschläge, die Du für Dein Unternehmen für Kosten und Gewinn benötigst, und dann bekommst Du den Preis.

Warum gut gemeinte Erfahrung, an der falschen Stelle, einen Engpass und Blindflug bedeuten?

Die Erfahrung, die bei den mehr oder weniger geschätzten Preisfindungen eine große Rolle spielt, möchte ich nicht schlecht machen. Immerhin geht es aktuell bei den meisten Unternehmen in der Summe alle Aufträge auf.

Möchtest Du allerdings mit Deinem Betrieb weiterwachsen und zukünftig rentabler arbeiten, verharrst Du auf dem Fleck. Mit der praktizierten Kalkulationsmethode, mit den undurchsichtigen Schätzungen, kommst Du nur bis zu einer bestimmten Schwelle.

Schließlich musst Du bitte folgendes Bedenken:

• Die Arbeitsweise ist nicht skalierbar, weil Du immer die individuelle Erfahrung benötigst. Dadurch kann es zu Engpässen in der Kalkulation kommen. Es müssen immer die richtigen Personen verfügbar sein.
• Die Preise sind nicht reproduzierbar. Gleiche Bauteile bekommen von verschiedenen Bearbeitern unterschiedliche Preise.
• Die Preise sind nicht nachvollziehbar. Weder Du noch andere Sachbearbeiter können die Preisfindung nachvollziehen.
• Welche Auswirkungen hat eine Krise oder ein schwieriges Marktumfeld, bzw. welche Möglichkeiten hast Du, um mit solchen Kalkulationen kurzfristig und richtig darauf zu reagieren?

Die Erfahrung kann dennoch, sinnvoller eingesetzt werden.

Wo kannst Du die Erfahrung bei der Kalkulation richtig einsetzen?

Du kannst mit der Erfahrung Systeme schaffen, wie z.B. eine Kalkulationsbasis als Grundlage für Richtwert-Tabellen. Mit den Richtwert-Tabellen kalkulieren beliebig viele Sachbearbeiter und Du bekommst reproduzierbare Ergebnisse, die in Deinem Interesse liegen.

Ohne Richtwert-Tabellen in der Kalkulation variieren hier die Preise nach dem Wetter und der Laune der Ehefrauen zu Hause.

Geschäftsführer eines Unternehmens aus der Blechverarbeitung

Du oder Deine Mitarbeiter, mit dem großen Erfahrungsschatz, habt dann die Möglichkeit, Euch um die komplizierteren Kalkulationen zu kümmern. Des Weiteren könnt Ihr den anderen Sachbearbeitern, mit Eurer Erfahrung, ein wichtiger Ratgeber in der Kalkulation und Arbeitsvorbereitung sein.

Warum solltest Du mit den richtigen Stundensätzen kalkulieren?

Normalerweise stellt sich diese Frage gar nicht.

Wenn Du mit falschen Zahlen kalkulierst bekommst Du entweder ein falsches Ergebnis oder Du kompensierst die Kalkulation an einer anderen Stelle mit falschen Angaben.

In jedem Fall machst Du es Dir nur unnötig schwer.

Darüber hinaus ist es viel besser mit den korrekten Selbstkostenpreisen zu kalkulieren. Mit den Aufschlägen am Ende kennst Du alle relevanten Zahlen, den Ertrag des Artikels, der kompletten Belegpositionen und des ganzen Belegs.

Außerdem ist die automatische Ermittlung von Staffelpreisen bei dem Großteil der etablierten ERP-Software kein Problem, wenn die Rüstzeiten korrekt eingetragen sind.

Wenn Dein Kunde um einen Preisnachlass bittet, kannst Du nachsehen und kontrolliert nachbessern, weil Du Deine Kalkulation im Griff hast.

Welche Schritte muss Du für eine Veränderung umsetzen?

Als erstes solltest Du die Selbstkosten Deiner Arbeitsgänge und Maschinenstunden errechnen.

Für meine Kunden habe ich eine Tabelle erstellt. In diese trage ich die Werte, Parameter und Kosten des Unternehmens, der Abteilung, der Maschinen und Mitarbeiter ein. Danach erhalten wir die gewünschten Stundensätze zu Selbstkosten.

Danach muss Du die neuen Stundensätze in Dein ERP-System übertragen und Dir Gedanken um Deine Zuschläge machen.

Für die Verschlankung Deiner Kalkulationen und für reproduzierbare Ergebnisse kannst Du überlegen Dein Knowhow über eine Richtwert-Tabelle abzubilden. Mit der schlichten Eingabe der Zeichnungsinformationen, befähigst Du andere in Deiner Firma die Kalkulationen nach den dort hinterlegten Vorgaben durchzuführen.

Etablierte Branchenlösungen der ERP-Software Anbieter unterstützen den Aufruf von Richtwert-Tabellen direkt aus der Kalkulations-Maske heraus.

Zum Schluss solltest Du bekannte Artikel mit den neuen Stundensätzen, den korrekten Zeiten und Aufschlägen kalkulieren. Damit bekommst Du ein Gefühl dafür, ob Deine Aufschläge mit Deinen bisherigen Kalkulationen vergleichbar sind.

Möchtest Du zwischen Deinen Kunden Unterschiede in der Preisgestaltung machen, hinterlege für die Kunden individuelle Aufschlagsfaktoren. Preisgestaltungen über die Anpassung von Zeiten oder Stundensätzen in der Kalkulation ist schlecht. Ist deine Kalkulation mit einer Nachkalkulation verknüpft hast Du spätestens dann ein Problem mit der Deutung und dem Zusammenbringen der Zahlen.

Meine Unterstützung

Benötigst Du Unterstützung bei der Ermittlung Deiner Stundensätze, bei der Umstellung Deiner Kalkulation oder bei der Erstellung von Richtwert-Tabellen, nimm einfach Kontakt mit mir auf.