Wie bekommst Du schlanke oder flüssige Prozesse?

Alle sprechen immer wieder vom Vorteil der schlanken und flüssigen Prozesse! Mitnichten kannst Du überall einfache und schlanke Prozesse bekommen, erwarten oder etablieren. Dennoch kannst Du dafür sorgen das Deine Prozesse flüssig laufen bzw. fahren, wie z.B. ein Auto auf der Landstraße.

Wann hast Du Dir das letzte Mal einen Prozess in Deinem Unternehmen genauer angesehen?

Somit kann ich Dir versichern, dass in Deinem Unternehmen eine Vielzahl von Prozessen täglich stattfinden, die vielleicht zu kompliziert oder nicht ausreichend dokumentiert und beschrieben sind.

Dadurch kommt es immer wieder zu Missverständnissen. Des Weiteren steigt der Spielraum und die Anzahl der möglichen Interpretationen der Mitarbeiter für richtig und falsch. Selbst wenn es Deine Mitarbeiter gut meinen kommen die Vorgänge dadurch zum stocken, es kommt zum Stau und es fühlt sich ganz und gar nicht wie in einem flüssigen Prozess.

Diese Prozesse fühlen sich folglich ganz anders an, als die Autofahrt über die Landstraße.

Warum ist „schlank sein“ subjektiv?

Mein Onkel mir mal erzählt, das er sich richtig schlank vorkam, als er bemerkte das er die kleinste Kleidergröße im Übergrößen Geschäft hatte!

Ebenso ist das mit Deinen Prozessen. Wenn diese gut dokumentiert sind, transparent sind und die Beteiligten wissen was zu tun ist, hast Du schon viel erreicht.

Denn in diesem Fall läuft der Prozess, weil die Unterstützung für ihn in Deiner Firma optimal ist. Der Prozess ist nicht unbedingt schlank, er fühlt sich aber dennoch so an.

“Man muss die Dinge so einfach wie möglich machen. Aber nicht einfacher.“

Albert Einstein

Was macht den Prozess flüssig?

Während meiner Tätigkeiten in den verschiedenen Unternehmen, in der Metallverarbeitung und im Systemhaus habe ich festgestellt, dass Prozesse, die eine feste „Richtung“ haben, als einfach, schlank und flüssig interpretiert werden. Solange der Bearbeiter zweifelt oder unsicher ist, welches der nächste Schritt ist musst Du den Prozess anpassen. Hierzu kenne ich ein Beispiel aus einem blechverarbeitenden Betrieb bei dem ein kleiner Eingriff schon eine deutliche Wirkung im Fluss des Prozesses ergeben hat.

Beispiel aus der Blechverarbeitung, wie wir einen Prozess flüssig bekommen haben

Der betreffende Blechverarbeiter arbeitet hauptsächlich in der Lohnfertigung. Die Kunden bestellen Positionen als einfache Laserteile, Laserkantteile oder sogar komplexe Baugruppen. Somit kann es vorkommen das Teile aus den unterschiedlichen Warengruppen in einem Auftrag bestellt werden. Obwohl die Artikel als wiederkehrende Artikel produziert werden, gibt es häufig, vom Kunden gewünschte, Änderungen an den Zeichnungen. Sobald dies der Fall war, wurde der Auftrag von der Auftragssachbearbeitung bzw. der Arbeitsvorbereitung in die Konstruktion gegeben. Die Konstrukteure aktualisierten dann die CAD-Zeichnungen. Nach dieser Erneuerung und einem Hinweis durch den Konstrukteur an die Arbeitsvorbereitung, konnten diese Aufträge dann als Produktionsauftrag eingelastet werden. Hingegen wurde von Aufträgen, mit Positionen ohne Änderungen, immer direkt ein Produktionsauftrag von der AV erstellt.

Der „Ping-Pong“ Prozess

Aufgrund diesen Ping-Pong Prozesses, kannst Du Dir sicher vorstellen, dass es häufig zu Verzögerungen, Fehlern und Reklamationen gekommen ist. Erstens durch die Reibungsverluste, den Ping-Pong Prozess zwischen Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und zurück und zweitens dadurch, das die Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung oftmals den falschen Weg gewählt haben. So wurden häufiger Positionen mit altem Zeichnungsstand eingelastet oder die Konstruktion hat Artikel zur Bearbeitung bekommen, die bereits auf dem neusten Stand waren. Kurzum, die Arbeitsvorbereitung konnte die richtige Aktualität der Konstruktionszeichnungen nicht beurteilen.

Was haben wir geändert?

Wir haben dann, nach Absprache mit den Abteilungen, den Prozess so verändert das es keinen Ping-Pong mehr gibt. Die Aufträge werden jetzt immer vor dem einlasten in die Konstruktion übergeben. Dort prüfen die Konstrukteure jede Position und aktualisieren bei Bedarf die Zeichnungen. Der Auftrag wird dann in der Konstruktion direkt als Fertigungsauftrag eingelastet und die Arbeitskarten mit den Zeichnungen an den Fertigungsleiter übergeben.

Welches Fazit konnten wir ziehen?

Nach einiger Zeit der Umgewöhnung, konnten wir feststellen das die Aufträge im Durchschnitt schneller in der Produktion waren, dadurch das jetzt keine unnötige Wartezeiten durch den Ping-Pong entstehen. Die Reklamationen bei den Wiederholteilen, durch falsche Zeichnungen, sind gesunken. Insgesamt fühlt sich der gesamte Prozess, der Auftragserfassung und Arbeitsvorbereitung, für alle Beteiligen besser, schlanker und flüssiger an.

Durch einen Anstieg der Aufträge in dem Unternehmen, hat die Konstruktion mittlerweile einen Assistenten, der sich um das Einlasten als Fertigungsauftrag und um die Begleitpapiere kümmert.

Wie decken wir Dein Potential in den Prozessen auf?

Dafür müssen wir erst einmal wissen wo es Probleme gibt. In dem Fall das Dir keine Mängel in den Prozessen bekannt sind, fragen wir Deine Mitarbeiter. Bestimmt kennen sie Vorgänge, bei denen immer wieder die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen oder den Abteilungen hakt. Diesen Prozess sehen wir uns genauer an damit wir feststellen können warum es hier immer wieder zu Problemen kommt. Bei der Auflösung des Knackpunktes beziehen wir Deine Mitarbeiter frühzeitig mit ein. Ich bin der Auffassung das Deine Leute dann die nötigen Veränderungen, leichter akzeptieren und mitgetragen.

Welchen Anteil hat Dein ERP-System an Deinen schlanken Prozessen?

Deine ERP-Software sollte natürlich die Prozesse in Deinem Unternehmen unterstützen und fördern. Wenn Du ein passendes ERP-System für Dein Unternehmen einsetzt, sorgst Du dafür, das Deine wichtigen Arbeitsabläufe in der richtigen und sinnvollen Reihenfolge bearbeitet werden.

Des Weiteren habe ich in meinen ERP-Projekten der vergangenen Jahre, häufig folgende Erfahrung gemacht: Einige, für den Kunden wichtige Prozesse, sind durch eine gute ERP-Software komplett eliminiert worden.

Deshalb ist mein Tipp zu ERP-Systemen. Wenn Du vor der Wahl einer neuen ERP-Software stehst, schau Dir unbedingt Branchenlösungen an. Oftmals kennen die Anbieter die Prozesse aus den Unternehmen Deiner Art sehr genau. Somit können diese Softwarelösungen Deine Vorgänge optimal unterstützen und vielfach verschlanken.

Welche Risiken hast Du bei individuellen Prozessen in Deiner ERP-Software?

In größeren ERP-Lösungen lassen sich Prozesse individuell auf Deinen Betrieb und auf Deine Anforderungen designen und anpassen. Das ist auf der einen Seite natürlich optimal. Auf der anderen Seite solltest Du unbedingt in ausreichend Beratungsdienstleistungen investieren, damit die Anpassungen einen wirklichen Nutzen ergeben. Übernehme in die ERP-Software unter keinen Umständen Prozesse die nicht optimal sind oder vielleicht sogar obsolet. Im Gegensatz zur richtigen Branchenlösung wird bei der individuellen Anpassung das „Rad für Deinen Betrieb neu erfunden“. Der Aufwand eine wirklich effektive und sinnvolle Lösung für Deinen Betrieb zu bekommen ist daher deutlich größer.

Welche Chancen bietet die Digitalisierung für Deine Prozesse?

Mit der voranschreitenden Digitalisierung hast Du die Chance, das sich Deine Prozesse verkürzen oder womöglich komplett wegfallen. Deine IT und die Software übernehmen Aufgaben, die vorher einen Vorgang in den Abteilungen und bei den Mitarbeitern ausgelöst haben. Viele der täglichen Arbeitsschritte kannst Du mit der Digitalisierung eliminieren. Dadurch werden Deine Prozesse insgesamt schlanker und flüssiger.

Ein Beispiel für Digitalisierung in der Produktion, Industrie 4.0

Als Beispiel kann ich wieder den vorher genannten, blechverarbeitenden Betrieb nennen. Deshalb beschreibe ich den eben beschriebenen Prozess in der Konstruktion genauer.

Die Konstruktion hinterlegt die CAD-Zeichnungen der Laserteile direkt in der ERP-Software, an dem Artikel bzw. im Kundenauftrag. Die ERP-Lösung überträgt diese Zeichnung, bei der Einlastung des Fertigungsauftrags, dann an die CAM-Software (Programmiersystem der Laserschneidanlage). Die Programmierer haben eine Übersicht aller beauftragten Laserteile, mit Lieferterminen, Stückzahlen und Materialien. Infolge der Übersichtlichkeit in der Software, verbessert sich der Prozess für den Lasermaschinen-Programmierer deutlich. Außerdem entfällt seine Suche nach den Dateien mit Abwicklungen der Laserteile im Dateisystem zudem komplett.

Das nächste Beispiel kommt von Dir!

Du kannst in Deinem Unternehmen auch Abläufe rationalisieren. Lass es uns versuchen schlanke und flüssige Prozesse zu gestalten, so wie eine Autofahrt auf der Landstraße.

Ich unterstütze Dich gerne mit einer Prozessberatung für Dein Unternehmen, nimm einfach Kontakt zu mir auf: