Wie kannst Du vom digitalen Wandel profitieren?

Wir sind im Zeitalter des digitalen Wandels. Der Fachkräftemangel, ein gestiegener Kostendruck sowie die Vorteile von Transparenz und Prozesssicherheit sind die Argumente, um mit der Digitalisierung Deines Unternehmens zu starten. Darüber hinaus steigen die Anforderungen des Gesetzgebers an die digitale Transformation in den Unternehmen.

Ich kenne viele klein- und mittelständische metallverarbeitende Betriebe, die ihren digitalen Wandel noch nicht ernsthaft begonnen haben. Dabei ist der Einsatz von Computern und einem Warenwirtschaftssystem eine Grundvoraussetzung und deshalb meine ich mit Digitalisierung die sinnvolle IT gestützte Automatisierung oder Vorbereitung von wiederkehrenden Unternehmensprozessen oder -aufgaben.

Darüber hinaus haben auch Firmen, wie ein IT-Systemhaus, oftmals noch reichlich Potential zur Digitalisierung der eigenen Prozesse.

Jetzt ist Zeit mit der Digitalisierung zu beginnen!

Bist Du bereit für den digitalen Wandel? Hast Du schon mit der Digitalisierung in Deinem Unternehmen begonnen?

Ich könnte jetzt darüber schreiben, wie Du nach Lehrbuch Dein Digitalisierungsprojekt in Deinem Unternehmen umsetzen kannst. Das ist nur alles sehr theoretisch, Du kannst solche Anleitungen schon an vielen anderen Stellen nachlesen, aus diesem Grund würde mein Text Dich nicht weiterbringen.

Dein Unternehmen ist mir unbekannt, folglich kann ich Dein sinnvolles Digitalisierungspotential nicht beurteilen. Trotzdem gibt es in Deinen Unternehmensprozessen bestimmt viele Chancen für eine Digitalisierung:

  • in der Auftragserfassung
  • der Kalkulation
  • der Auftragsbearbeitung
  • in der Produktion und Fertigung
  • bei der Maschinenanbindung
  • bei möglichen Schnittstellen
  • im Qualitätsmanagement
  • in der Buchhaltung
  • im Personalwesen
  • oder bei der Erstellung von Auswertungen

Die eigentliche Digitalisierung von Deinen Prozessen muss nicht immer ein großes Projekt sein, vielmehr finde ich wichtig, dass Dein Vorhaben sinnvoll und effektiv ist.

Ein Beispiel für eine kleine und effektive Digitalisierung

Im folgenden kann ich einen echten Fall schildern. Ein Unternehmen zieht etwa 250 Lastschriften pro Monat ein, mit steigender Tendenz. Folglich wurde immer monatlich eine Liste von Rechnungen mit der Zahlungsbedingung „SEPA-Lastschrift“ ausgedruckt. Danach mussten diese Posten dann manuell als Lastschriftaufträge im Online-Banking Programm erfasst werden. Immerhin gehörte zu den Eingaben der Abbuchungsbetrag, die Rechnungsnummer, die Kundennummer und das Ausführungsdatum.

Nur 3 Stunden im Monat!

Allerdings kannte nur der Sachbearbeiter diesen hohen monatlichen Aufwand. Zum Glück waren die Kontodaten der Debitoren im Bankprogramm hinterlegt. Dementsprechend war den Entscheidern im Unternehmen dieser enorme zeitliche und manuelle Aufwand nicht bewusst. Folglich habe ich mir im Anschluss des Gesprächs die ERP-Software angesehen. Eine Schnittstelle zur Übergabe von Lastschriften als SEPA-Datei ist vorhanden und die automatisch übergebenen Datensätze enthalten alle nötigen Angaben. Nach einer kurzen Konfiguration durch den Administrator, ein paar Tests und der Einweisung des Mitarbeiters in der Finanzbuchhaltung in den neuen Prozess war alles erledigt. Abschließend dauert der Vorgang des Lastschrifteneinzugs nur noch maximal 15 Minuten pro Monat, unabhängig von der Anzahl.

Ein kleiner Schritt in der Digitalisierung, ein großer Schritt für Dein Unternehmen

Folglich siehst Du, es muss nicht immer „das Riesending“ als Digitalisierungsprojekt sein, das dich nach vorne bringt. Sondern manchmal sind schon der Blick von außen und ein paar Fragen ausreichend, um festzustellen, dass Deine Prozesse oder Software mit einer kleinen Anpassung oder Erweiterung eine digitale Revolution in einer Abteilung auslösen kann.

Ich könnte noch weitere Beispiele nennen, von ähnlichen kleinen Eingriffen, die am Ende eine langfristige und eine positive Auswirkung auf die Arbeitsabläufe, als Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und zur Reduzierung der Kosten hatten.

Mein Tipp für Dich

An dieser Stelle ist es mir leider nur möglich Dir einen allgemeinen Ratschlag für ein Digitalisierungsthema zu geben. Dadurch ist dieser für fast alle Betriebe passend.

Individuell kann ich Dich erst beraten, nachdem ich Dich und Dein Unternehmen kennengelernt habe. Trotzdem bekommst Du mit diesem kleinen Tipp die Chance direkt von der Digitalisierung zu profitieren. Somit ist mein Vorschlag langfristig effektiv für Dich und er kann in fast jedem klein- und mittelständischen Betrieb angewendet werden. Deshalb ist nicht beschränkt auf Betriebe der Metallverarbeitung oder IT-Systemhäuser.

Digitalisiere Deine Buchhaltung

Für mich ist die Buchhaltung und die Vorbereitung schon immer ein notwendiges Übel gewesen. Geht es Dir auch so?

Sehr gut, jetzt hast Du Dein Digitalisierungsthema. Lass uns beginnen!

Ich beschreibe Dir nachfolgend den Workflow und den Nutzen und daraufhin kannst Du mit Deinem Steuerberater sprechen, wie Ihr das neue System implementieren könnt. Abgesehen von der Umsetzung, hast Du später nur wenig Aufwand mit Deiner Buchhaltung!

Der digitale Steuerberater

Der digitale Wandel ist aktuell auch bei Steuerberatern ein großes Thema. Es gibt bereits zahlreiche Kanzleien, die auf eine digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten setzen.

Ein kleiner Hinweis: Ein Indikator für einen Steuerberater, der eine digitale Zusammenarbeit mit seinen Kunden pflegt, kann das DATEV Label sein.

Der Einsatz und die Anpassung Deiner Arbeitsabläufe sind nur gering und die Vorteile für Dich und Deine Firma sehr groß.

Traditionell = viel Aufwand

In der traditionellen Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater werden am Monatsende die Pendelordner ausgetauscht. Das alles musst Du vorbereiten, das heißt, dass Du entweder die Belege aus der Firma gibst oder ansonsten diese vorher kopierst und ausdruckst.

Nachdem Du Deine Ordner zusammengestellt hast, bringst Du sie mit dem Auto zum Steuerberater oder Du verschickst die Ordner mit der Post. Dann wartest Du etwa 4 bis 6 Wochen auf Deinen Monatsabschluss.

So funktioniert das, einfach

Im neuen Zeitalter funktioniert das so. Nachdem Dein Steuerberater ein kleines Programm auf Deinem Computer installiert hat, bekommst Du einen Dokumentenscanner. Deine Eingangsbelege auf Papier kannst Du über diesen Scanner digitalisieren. Dokumente die Du per E-Mail bekommst, werden digital weiterverarbeitet. Diese Dokumente werden automatisch in der neuen Software und anschließend in eine Cloud oder in ein Rechenzentrum gesendet und rechtskonform abgelegt.

Danach kannst Du die Belege in Deine gewohnte Ablage heften. Deine zunehmenden digitalen Belege wie Rechnungen im pdf-Format, werden mit einem kleinen Handgriff direkt in der Software abgelegt. Der Steuerberater übernimmt die digitalen Dokumente aus der Cloud oder dem Rechenzentrum zur weiteren Verarbeitung, damit hat der Steuerberater Deine wichtigen Belege immer direkt im Zugriff.

Außerdem werden die Dokumente über diesen Weg viel schneller und auch laufend bearbeitet. Weiterhin bekommen die Sachbearbeiter über eine intelligente OCR-Erkennung Buchungsvorschläge unterbreitet. Die eingebaute Intelligenz führt zu einer besseren Qualität und höheren Sicherheit bei der Richtigkeit der Buchungen, somit kontrollieren die Sachbearbeiter mehr und können sich auf die qualitative Arbeit konzentrieren.

Für Deine Ausgangsrechnungen stellt der Anbieter Deiner ERP-Software eigentlich immer eine Möglichkeit bereit, damit diese Deinem Berater zur Verfügung gestellt werden können.

Kleiner Aufwand und immer schnell aktuell

Der laufende Arbeitsaufwand in Deiner Firma ist sehr gering, weil Du nur sicherstellen brauchst, dass alle Belege digital in das Programm des Steuerberaters auf Deinem Rechner gelangen.

Endlich ist Dein Steuerbüro jetzt in der Lage, bedingt durch die digitalen Arbeitsabläufe, Deine Monatsauswertungen schneller zur Verfügung stellen. Vielmehr besteht sogar die Chance, dass Du aktuelle Informationen über Deinen Betrieb bekommen kannst.

Dein Steuerberater hat mehr Zeit für Dich

Ich kenne einige Steuerberatungskanzleien die konsequent am Aufbau der digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten arbeiten und in der Umsetzung sehr weit fortgeschritten sind.

Wenige Kanzleien begleiten sogar aktiv die digitale Transformation in den Unternehmen ihrer Mandanten, denn neben der Effizienzsteigerung sind für Dein Unternehmen auch steuerliche, wirtschaftliche und rechtliche Fragestellungen aufgrund des digitalen Wandels zu lösen.

Die Möglichkeiten durch den Einsatz von digitalen Instrumenten führt in diesen Kanzleien zu einer Verschiebung und Verlagerung der Aufgaben. Der Service an den Mandanten ist gestiegen. Mehr Beratung und gleichzeitige Reduzierung der Buchführungskosten.

Dein Steuerberater hat mehr Zeit für Dich

Insbesondere die Berufsträger selbst haben durch die Umstellung mehr Zeit für die eigentliche Beratung an den Mandanten gewonnen – das was viele Selbstständige bei Ihren Steuerberatern bisher vermissen.

Es gibt leider Steuerberater, die mit der digitalen Transformation überfordert sind und keine digitale Buchhaltung anbieten. Die durch die Finanzämter veranlassten immer steigenden Anforderungen an eine digitale Buchführung, welche bereits in Deinem Unternehmen beginnt, bringen große Risiken mit sich, die durch einen „digitalen Steuerberater“ vorbeugend reduziert werden können. Auf jeden Fall drücke ich Dir die Daumen und hoffe dass Du den richtigen Berater hast, damit Du direkt mit Deinem ersten Digitalisierungsprojekt durchstarten kannst.

Wann startest Du in die digitale Buchhaltung?

Beispiel einer voll und ganz digitalen Steuerberaterkanzlei

Tobias Meschede und Marco Wehmeier
Tobias Meschede und Marco Wehmeier von der Steuerberatungs- und Rechtsberatungskanzlei Meschede und Wehmeier aus Bielefeld

Als Beispiel hierfür kann ich die Steuerberatungs- und Rechtsberatungskanzlei Meschede und Wehmeier aus Bielefeld nennen. Herr Meschede und Herr Wehmeier haben die Kanzlei 2016 im Rahmen der Altersnachfolge übernommen. In den folgenden 3 1/2 Jahren erfolgte Stück für Stück der Umbau zu einer besonderen digitalen Steuerberatungskanzlei.

Die Kanzlei Meschede und Wehmeier aus Bielefeld ist eine von wenigen DATEV Referenzkanzleien!

In meinen Gesprächen mit den beiden Inhabern, haben diese davon berichtet, wie langjährige Mitarbeiter ohne digitale Erfahrung, im Rahmen eines laufenden Change Management auf die Veränderungen und Chancen der Digitalisierung vorbereitet wurden. Jetzt arbeitet das gesamte Team von etwa 20 Mitarbeitern digital geschult, motiviert und konstruktiv mit den Mandanten zusammen. Die langjährigen und übernommenen Mitarbeiter sind von der Digitalisierung und der neuen Arbeitsweise infiziert. Neben dem internen Know-how hat die Kanzlei auch ein sehr professionelles Netzwerk von verschiedenen „Digitalisierungs-Experten“ an der Seite.

Herr Meschede und Herr Wehmeier verfolgen das Ziel die Ressourcen der Kanzlei effektiv und wirtschaftlich effizient zu nutzen. Der Kunde soll für sein Beratungsbudget den bestmöglichen Nutzen bekommen. Ohne Digitalisierung der Prozesse ist das nicht möglich. Der Belegaustausch mit den Mandanten erfolgt ausschließlich und vollständig digital. Die hohe Automatisierung fördert die Qualität und eine spürbare Zeitgewinnung aus der laufenden Zusammenarbeit. Insbesondere die erhöhten zeitlichen Ressourcen für Beratung ermöglichen einen merkbar höheren Nutzen für die Mandanten.


1 Kommentar

Schlanke Prozesse – Oberschelp Unternehmensberatung GmbH · 1. Oktober 2019 um 9:34

[…] der voranschreitenden Digitalisierung hast Du die Chance, das sich Deine Prozesse verkürzen oder womöglich komplett wegfallen. Deine IT […]

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